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Classificar arquivos com divisões e campos personalizados
A melhor maneira de organizar sua base é definir campos que serão usados para classificar todos os arquivos, seguindo a mesma lógica de uma loja virtual - que permite uma fácil localização do que se precisa, sem depender de inúmeras pastas e subpastas.
Neste artigo:
Exemplo para facilitar o entendimento
Neste exemplo, vamos classificar os arquivos de marketing da Assetway.
Para isso, primeiro criamos uma Divisão chamada "Marketing".
A divisão é o que agrupa vários campos relacionados, ou seja, todos os campos usados para classificar os arquivos da área de marketing estarão dentro desta divisão.
Dentro da divisão Marketing, podemos ter os seguintes campos:
| Nome do campo | Descrição |
|---|---|
| Categoria | campo de seleção com uma lista de opções como: Endomarketing, Website, Growth, Institucional.. |
| Subtipo | campo de seleção com uma lista de opções como: Banner, catálogo, logotipo, fotografia, post... |
| Produto | campo de seleção com uma lista de opções dos nosso produtos |
| Mídia | campo de seleção com 2 opções: Web ou Impresso |
| Campanha | Campo de texto livre para o nome da campanha |
| Ano | Campo tipo texto livre, já que não precisaria da data completa |
| Política de uso | campo de seleção com uma lista de opções das políticas de uso e restrições de utilização |
| Palavras-chave | Campo padrão para classificar os arquivos com palavras genéricas que não se encaixam em nenhum outro campo personalizado específico |
Com todos estes campos definidos, toda vez que alguém fizer o upload de um novo arquivo de marketing para a plataforma, ele vai classificar aquele arquivo com base nestes campo, e isso garante que tudo seja facilmente encontrado, seja por busca textual ou navegação.
Templates
Da mesma maneira, ao criar um Template você poderá definir que o usuário final só poderá inserir imagens que sejam de determinado "Produto", "Mídia", "Campanha" e assim por diante, ficando muito fácil de controlar exatamente o que poderá ser inserido em cada template.
Mais de uma divisão
Agora imagine que o setor financeiro da Assetway também queira usar a plataforma para guardar e organizar os seus arquivos como contratos e notas fiscais.
Veja que os campos que eles usarão para classificar os arquivos são bem diferentes daqueles que usamos para classificar arquivos de marketing, portanto uma nova divisão deverá ser criada, com campos como Nome do cliente, Valor, Operação etc..
Realizando a configuração
Clique no botão de engrenagem na barra superior do sistema
Clique em Configurações
Acesse o item Divisão e Campos personalizados
Divisões
A primeira tela que você vê são as Divisões, que abriga conjuntos de campos personalizados.
Você deve criar uma nova divisão somente se vai armazenar arquivos de áreas diferentes na Assetway, por exemplo: arquivos de Marketing e do Financeiro. Como os campos usados para classificar os arquivos são totalmente diferentes, é recomendável ter 2 Divisões.
Para saber mais sobre as Divisões, clique aqui.
Campos personalizados
Para acessar os campos, clique no ícone de editar da Divisão desejada. Os campos sempre estarão dentro de uma Divisão.
Adicionar campos personalizados
Sua base já vem com alguns campos prontos que servem de exemplo, mas você pode adaptá-los a sua realidade, ou se preferir, excluí-los e criar campos novos.
Para editar um campo, clique no ícone de editar deste campo.
Parar criar um novo campo, clique no botão Novo campo
Tipos de campo
Para escolher o tipo de campo, veja a explicação de cada um abaixo.
| Tipo de campo | Explicação |
|---|---|
| Texto livre | Permite digitar livremente qualquer texto ou número. |
| Seleção múltipla | Permite escolher apenas uma de uma lista pré-defina de opções. Ex: A "cidade" que uma foto foi batida, só pode ser uma única cidade. |
| Seleção única | Permite escolher várias opções de uma lista pré-defina de opções. Ex: As "pessoas" que aparecem numa foto podem ser várias. |
| Data | Uma data qualquer que não seja a data de criação do arquivo. (para data de criação user o campo padrão "Data de criação". |
| Verdadeiro/falso | Permite escolher entre Sim/não Ex: "Foto livre de direitos" (sim ou não) |
| Número inteiro | Útil para classificar arquivos com valores inteiros que depois poderão ser filtrados por um range. Ex: Cadastrar o preço de cada arquivo. Depois pode-se realizar um filtro para encontrar todos os arquivos com preço entre R$ 50 e R$ 100. |
| Número decimal | Igual ao número inteiro, mas com valores decimais, |
Após a criação do campo, o Tipo não pode ser alterado.
Campos do tipo Seleção (única e múltipla)
Neste tipo de campo, você precisa definir uma lista de opções pré-definidas para facilitar o trabalho de quem está classificando os arquivos, mas também para padronizar a base, evitando que arquivos sejam classificados com 2 palavras diferentes (por erro de escrita).
Exemplo
Se você deixar o campo subtipo com o tipo de campo "Texto livre", os usuários poderão digitar livremente. Ou seja, um usuário pode digitar "banner" enquanto outro digita "baner".
Caso você tenha uma lista grande de opções, pode copiá-las a partir de uma planilha e colar no campo "Adicionar opções". Elas devem estar separadas por vírgula ou por linha na planilha.
Campos padrão
O sistema conta com 4 campos padrão em toda divisão, que não podem ser excluídos.
Título
É a informação que representa o arquivo no sistema
Caso o título não seja preenchido, usaremos o nome do arquivo como título
Descrição
Descreve o arquivo de maneia textual
Palavras-chave
Palavras-chave genéricas para classificar o arquivo.
Data de criação
Data em que uma foto foi batida, em que um vídeo foi gravado, etc..
O sistema já importa automaticamente a data de criação se esta informação estiver nos metadados da foto (iptc, exif, xmp).
Você não precisa criar um campo para classificar o arquivo entre imagem, vídeo, áudio, etc.. A Assetway já tem um filtro que classifica isto de forma automática.
Configurar a ordem dos campos
Na tela em que aparecem os campos, clique no botão Ordenar campos
Use as setas para cima e para baixo para ordenar os campos na posição e ordem desejada.
A ordem dos campos será respeitada tanto nos detalhes do arquivo, na tela de upload e no painel de filtros dos resultados da busca.
Demais opções de cada campo
Obrigatório
Função importante que você deve ligar caso a informação tenha sempre que ser preenchida no upload/edição de arquivos. Ajuda a deixar a base mais organizada.
Avançado
Indexado
Caso você queira que um campo não fique disponível para busca, desligue esta opção. A informação só estará disponível quando o usuário abrir o arquivo em questão.
Campo vinculado
Útil para facilitar o trabalho de quem está classificando os arquivos, quando as opções de um campo dependem da seleção de um outro campo,
Exemplo: Se for preenchido o "Estado" com "São Paulo", então o campo "Cidade" é habilitado e mostra somente as opções correspondentes, ou seja, somente as cidades do estado de SP, ao invés de todas as cidades do Brasil.
Acesse este guia para saber mais sobre esta opção.
Traduções
Caso sua empresa trabalhe com vários parceiros de outros países, é interessante que você consiga traduzir de maneira específica cada campo e cada opção dos campos personalizados, para cada linguagem.
Acesse este guia para saber mais.
Boas práticas
- Aproveite o poder dos campos personalizados e nomeie os campos e suas opções usando termos que sejam facilmente compreendidos pelos seus usuários.
- Torne campos importantes como obrigatórios.
- Se o campo for do tipo Seleção, deixe uma opção chamada "Não se aplica", "Inexistente" ou algo assim, para casos excepcionais onde aquela informação não se aplica.
- Quando aplicável, use os campos vinculados
- Se criar um novo campo, não se esqueça de reordenar os campos para garantir que campos mais importantes estejam sempre em níveis superiores, e que campos relacionados estejam próximos uns dos outros
- Campos como título, data de criação, palavras-chave, descrição e crédito podem ser importados automaticamente pela Assetway, caso estas informações estejam presentes nos metadados dos arquivos (iptc, exif, xmp)
Conte com nosso suporte para qualquer dúvida ou ajuda que precisar.