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Grupos de usuário
3 utilidades para os Grupos
1 - Separação de arquivos
Útil para definir quem pode e quem não pode ver determinados arquivos.
Ao configurar um arquivo com determinado grupo, ele somente poderá ser visto por pessoas que também estão neste grupo, então é uma forma fácil de definir quem pode ver o quê.
A mesma lógica funciona para outros tipos de ativos como templates e modelo para baixar imagens.
Exemplo
—> Usuário no grupo "Marketing".
Se um arquivo está no grupo "Marketing", o usuário conseguirá vê-lo, pois estão mesmo grupo.
Se um arquivo está no grupo "Diretoria", o usuário não poderá vê-lo, pois não está neste grupo.
2 - Colaboração interna
Se você precisa compartilhar arquivos de uma só vez com várias pessoas, é melhor que elas já estejam formadas dentro de um grupo, assim fica mais fácil.
Se você for compartilhar uma coleção por exemplo, basta compartilhar com o grupo desejado, que todas as pessoas que fazem parte deste grupo serão notificadas e terão acesso à coleção.
3 - Relatórios
Se você separar usuários em grupos por times, verticais ou regiões por exemplo, poderá ver relatórios de uso e engajamento para cada um destes grupos, para análises assertivas e melhor tomada de decisão.
Como criar grupos
Clique no botão de engrenagem na barra superior do sistema
Clique em Configurações e depois acesse o item Grupos
Clique no botão Novo grupo
Dê um nome e, opcionalmente, uma descrição para o grupo
Clique em Salvar
Dê nomes claros e objetivos aos grupos, indicando a sua utilidade, por exemplo: "Área de Marketing", "Equipe comercial", "Parceiros externos Sul"...
Associando usuários à grupos
Na mesma tela de Configurações, acesse o item de menu Usuários
Ao editar ou criar um novo usuário, você poderá escolher o(s) grupo(s) para esse usuário.
Usuários vs grupos
Um usuário pode estar em 1 ou mais grupos. Além de poder não participar de nenhum grupo
| Usuário sem grupo | Somente vê arquivos que não tem grupo configurado |
| Usuário em 1 grupo | Somente vê arquivos que estão no mesmo grupo que ele |
| Usuário em mais de 1 grupo | Vê todos os arquivos que estão em pelo menos 1 dos grupos que ele faz parte |
Configuração avançada
Na tela de criação/edição de um grupo
A opção Pesquisa padrão é uma forma avançada de definir que membros desse grupo poderão ver somente arquivos baseado em uma busca avançada. Entre em contato com o suporte caso queira usá-la.