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Grupos de usuário
É importante você saber as 3 principais utilidades de se usar Grupos
Separação de arquivos/templates
Ao configurar um arquivo com determinado grupo, ele somente poderá ser visto por pessoas que pertencem aquele grupo. Útil pra separar em áreas, marcas ou qualquer outra logica.
Colaboração interna
Se você precisa compartilhar vários arquivos de uma só vez com várias pessoas, é melhor que elas já estejam formadas dentro de um grupo, assim fica mais fácil.
Se você for compartilhar uma coleção por exemplo, basta compartilhar com um grupo, que todas as pessoas que fazem parte deste grupo serão notificadas e terão acesso à coleção.
Relatórios
Se você separar usuários em grupos por times, verticais ou regiões por exemplo, poderá ver relatórios de uso e engajamento para cada um destes grupos para análises assertivas e melhor tomada de decisão.
Como criar grupos
Clique no botão de engrenagem na barra superior do sistema
Clique em Configurações e depois acesse o item Grupos
Clique no botão Novo grupo
Dê um nome e, opcionalmente, uma descrição para o grupo
Clique em Salvar
Dê nomes claros e objetivos aos grupos, indicando a sua utilidade, por exemplo: "Área de Marketing", "Equipe comercial", "Parceiros externos Sul"...
Associando usuários à grupos
Na mesma tela de configurações, acesse o item de menu Usuários
Ao editar ou criar um novo usuário, você poderá escolher o(s) grupo(s) para esse usuário.
Usuários vs grupos
Um usuário pode estar em 1 ou mais grupos. Além de poder não participar de nenhum grupo
| Usuário sem grupo | Somente vê arquivos/templates sem grupo configurado |
| Usuário em 1 grupo | Somente vê arquivos/templates que estão no mesmo grupo que ele |
| Usuário em mais de 1 grupo | Vê todos os arquivos/templates que estão configurados nos grupos que ele faz parte |
O usuário verá todos os arquivos que ele realizar o upload, independente dos grupos
Configuração avançada
Na tela de criação/edição de um grupo
A opção Pesquisa padrão é uma forma avançada de definir que membros desse grupo poderão ver somente arquivos baseado em uma busca avançada. Entre em contato com o suporte caso queira usá-la.