Automações

Escolha uma automação a partir de um modelo pré-definido, configure as regras desejadas e veja os seus arquivos serem preenchidos ou categorizados automaticamente. O recurso de Automações elimina tarefas repetitivas, otimiza a produtividade da equipa e garante a governança e padronização dos metadados da sua base.

Como Funcionam as Automações

Cada automação é composta por dois conceitos fundamentais:

• Gatilho (Condição): É o evento ou critério que dispara a automação (ex.: quando o nome do arquivo contém uma palavra específica ou quando um determinado campo é preenchido).
• Ação (Resultado): É o comportamento executado automaticamente pelo sistema assim que a condição é satisfeita (ex.: alterar o valor de um campo ou associar o arquivo a um grupo).

Criar Automações a partir de Modelos Pré-prontos

Para criar uma nova automação, vá até Configurações > Automações, clique em Nova automação e escolha um dos modelos disponíveis:

1. Grupos com base em campos: Define automaticamente a quais grupos um arquivo pertence com base no preenchimento de campos específicos.
   • Exemplo: Quando o campo Área for igual a "Marketing", adicionar o arquivo ao grupo Marketing.
2. Campos com base em outros campos: Preenche ou altera campos específicos com base na seleção feita em outros campos.
   • Exemplo: Quando o campo Categoria for igual a "Contratos", setar o campo Retenção para "5 anos".
3. Modelo de IA com base em campos: Aplica modelos e prompts de Inteligência Artificial com base na divisão ou em campos específicos do arquivo.
   • Exemplo: Acionar uma análise de IA para extrair tags automáticas quando o arquivo pertencer à divisão Inclusão de Dados.
4. Campos com base no nome do arquivo: Preenche campos automaticamente quando o nome do arquivo contiver uma palavra ou sigla específica.
   • Exemplo: Quando o nome do arquivo contiver a palavra "Teste", setar o campo Título para "Avaliação".

Execução e Comportamento dos Dados

• Momento de Execução: As automações são executadas automaticamente em dois momentos: no upload (carregamento) e na edição de arquivos.
• Diferença entre "Setar" e "Adicionar":
  • Setar: Substitui na totalidade o conteúdo existente no campo pelo novo valor definido pela automação.
  • Adicionar: Acrescenta o novo valor mantendo as opções ou grupos já associados ao arquivo (comum na gestão de Grupos).

Múltiplas Regras na Mesma Automação

É possível adicionar várias regras (combinações de gatilhos e ações) dentro de uma única automação.

• Recomendação: Agrupar regras correlatas numa mesma automação facilita a manutenção e evita a criação de dezenas de automações individuais na plataforma.

Gestão de Automações (Editar, Ordenar e Ativar/Desativar)

Na tela principal de Automações, você pode gerir facilmente todas as regras criadas:

• Editar: Altere o nome, descrição, gatilhos ou ações a qualquer momento.
• Ativar / Desativar: Alterne o botão de status para desativar temporariamente uma automação sem precisar apagar. (Nota: Alterações em automações ativas passam a valer para as próximas execuções).
• Consultar: Acompanhe o status e a data da última modificação de cada regra.

Automações Customizadas

Precisa de uma automação com lógica diferente das opções e modelos oferecidos por padrão na plataforma? A nossa equipa pode ajudar a configurar fluxos personalizados de acordo com a necessidade da sua operação. Entre em contacto com o suporte da plataforma.

Ainda precisa de ajuda?

Se ficou com alguma dúvida sobre como configurar as regras de automação, utilize o suporte online disponível dentro da plataforma para falar diretamente com a nossa equipa de atendimento.